Einfache Organisationslösung
Dokumentenverwaltung und Zusammenarbeit
Integrierte Dokumentenverwaltung für worxx by rza® und rza®fakt
Auf Ihrem Schreibtisch herrscht Papierchaos?
Ihre Regale und Schränke sind vollgefüllt mit Ordnern?
Es dauert ewig, bis Dokumente oder E-Mails gefunden werden?
Die Dokumentenverwaltung ist mühsam, weil E-Mails und Dokumente in unterschiedlichen Speicherorten gelagert sind?
Sie möchten wichtige Informationen transparent innerhalb Ihrer Firma bereitstellen und die Zusammenarbeit verbessern?
Mit der Organisationslösung maxx by rza® bieten wir die perfekte Lösung für eine einfache Dokumentenverwaltung, mit direkter Integration in worxx by rza® und/oder rza®fakt. Wir überzeugen Sie gerne, wie Ihr Arbeitsalltag erleichtert wird.
©RZA GmbH Prokurist Patrick Müllner und Geschäftsführer Markus Garhofer
Vorteile der Dokumentenverwaltung in worxx by rza®
Papierlose Buchhaltung
Verknüpfen Sie Ihre Eingangsrechnungen/Kassenbelege etc. direkt mit der Buchung. Erhalten Sie Vorschläge für Belegnummer, Rechnungsbetrag bzw. Lieferanten und sparen Sie sich wertvolle Zeit.
Einfache Datei- und Dokumentenablage
Egal ob PDF, Excel- oder Word Dateien, Bilder etc. – speichern Sie diese zentral und gewähren Sie Ihrem Team schnellen Zugriff.
Verknüpfungspunkte setzen
Verknüpfen Sie Ihre Dokumente mit Kunden, Lieferanten und Buchungen.
Digitale Rechnungsfreigabe
Die Rechnung muss noch kontrolliert werden, bevor diese verbucht und überwiesen wird? – Teilen Sie die Rechnung mit der zuständigen Person und erhalten Sie die Freigabe zur Verbuchung/Überweisung.
Schnelles Finden
Anhand der Verknüpfungspunkte, einer Volltextsuche und diversen anderen Suchmöglichkeiten finden Sie Ihre Dokumente rasch wieder.
Berechtigungen vergeben
Nicht alle Dokumente sollen für jede Person frei zugänglich sein. Vergeben Sie daher individuelle Berechtigungen.
Vorteile der Dokumentenverwaltung in rza®fakt
Papierloses Büro
Hinterlegen Sie alle wichtigen Dokumente und E-Mails in der Software. Überfüllte Postfächer und endlose Suche in Ordnern wird dadurch vermieden.
Einfache Datei- und Dokumentenablage
Egal ob PDF, Excel- oder Word Dateien, Bilder etc. – speichern Sie diese zentral und gewähren Sie Ihrem Team schnellen Zugriff.
Verknüpfungspunkte setzen
Verknüpfen Sie Ihre Dokumente mit Kunden, Lieferanten, Formularen (Angebote, Rechnungen, Lagerzugänge etc.), Artikeln und Projekten.
Verwaltung und Erfassung von Gesprächsnotizen
Erfassen Sie Notizen zu Kunden- und Lieferantengesprächen
und speichern Sie diese beim entsprechenden Kontakt. Garantiert verbessern Sie damit Ihr Kundenservice.
Schnelles Finden
Anhand der Verknüpfungspunkte, einer Volltextsuche und diversen anderen Suchmöglichkeiten finden Sie Ihre Dokumente rasch wieder.
Wiedervorlage setzen
Durch Wiedervorlagen von Dokumenten können Sie nichts mehr übersehen. Zum Beispiel durch raschen und einfachen Nachkontakt für bereits versendete Angebote zu einem gewünschten Stichtag.
Einfache Zusammenarbeit im Team
Weisen Sie Dokumente beliebigen Personen je nach Zuständigkeit zu und verlieren Sie nicht den Überblick.
Rasche Aufgabenverteilung
Verteilen Sie Aufgaben via „Schnellnotiz“ an Ihre Kollegen. Zusätzlich erhalten Sie einen Überblick über den aktuellen Status.
Sie möchten einen kurzen Einblick erhalten?
rza®fakt in Kombination mit maxx by rza®
worxx by rza® in Kombination mit maxx by rza®
Warum sollten Sie Ihre Dokumente digitalisieren?
Sicherheit, Kosteneinsparung & Effizienz bei der Dokumentenverwaltung
Sicherheit: Digitale Dokumente sind sicherer als Papierdokumente, da sie nicht so leicht verloren gehen oder gestohlen werden können. Außerdem können Sie Zugriffsrechte auf bestimmte Dokumente beschränken, um die Sicherheit weiter zu erhöhen.
Kosteneinsparung: Durch digitale Dokumente können Sie langfristig Kosten senken. Sie sparen zum Beispiel Geld für Papier, Druckertinte und Archivierung.
Effizienzsteigerung: Mit maxx by rza® können Dokumente schnell und einfach gefunden und abgerufen werden. Das spart Zeit und erhöht die Produktivität.
©RZA GmbH Prokurist Patrick Müllner
Das sagen unsere Kunden
“Ein sehr hilfreiches System zur Ablage und vor allem zum Wiederfinden von Dokumenten, Notizen und allen Infos, die im Alltag so anfallen. Nach der Eingewöhnungsphase ist maxx by rza® mittlerweile ein fixer Bestandteil bei unseren Arbeitsabläufen.”
„Wir bilden den kompletten Eingangsrechnungsfreigabeprozess mit der rza®fakt und worxx by rza® ab. Zu Beginn waren wir etwas skeptisch, aber bereits nach wenigen Wochen, können wir es uns ohne maxx by rza® nicht mehr vorstellen.“
“Bereits seit 2020 haben wir maxx by rza® bei uns im Haus im Einsatz. Unser ganzes System wurde dadurch in Kombination mit rza®fakt und worxx by rza® zentralisiert und dadurch können wir Eingangsrechnungen, Aufträge, Kundenanfragen und andere Prozesse im Team nun viel transparenter und effektiver abwickeln.”
“maxx by rza® erleichtert uns den Arbeitsalltag enorm. Dokumente, die einmal gespeichert wurden, bleiben immer bei Kunden hinterlegt, man erspart sich das lästige Suchen in diversen Programmen oder Seiten. Auch die „Schnellnotizen“ sind eine hervorragende Lösung, es können so keine mündlichen Erinnerungen mehr vergessen werden. Nachrichten können damit priorisiert einem Kollegen zugewiesen werden und bleiben bis zur Erledigung immer präsent.”
Fragen & Antworten zu einer Dokumentenverwaltung bzw. Organisationslösung
Die Organisationslösung für digitale Dokumentenverwaltung ist für jede Unternehmensgröße sinnvoll. Das Programm ist sowohl geeignet für die Zusammenarbeit im Team als auch für die Organisation als Einzelunternehmer.
Unsere klare Empfehlung: Jeder Anwender unserer Softwareprodukte profitiert von der einfachen Möglichkeit, Dateien digital abzulegen und schnell wiederzufinden.
Sie erhalten von uns nicht nur eine Schulung zur Software, sondern viel mehr. Wir analysieren gemeinsam mit Ihnen Ihre Unternehmensprozesse in Richtung Digitalisierung, um die Software so effektiv wie möglich in Ihrem Unternehmen einzusetzen.
Die Dokumentenverwaltung beinhaltet zahlreiche Funktionen, die auch ein Dokumentenmangementsystem (DMS) bietet. Welche das sind und welche Vorteile unsere Lösung bringt, erfahren Sie gerne in einer persönlichen Beratung.
Ist bereits worxx by rza® und/oder rza®fakt im Einsatz, ist die Einführung in weniger als einem Tag erledigt. Unser Expertenteam begleitet den gesamten Prozess. Genauere Informationen zu den Abläufen finden Sie unter papierloses Büro
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