Dokumentenverwaltung und Zusammenarbeit
Mit maxx by rza® räumen wir Ihr Büro auf. Hinterlegen Sie alle relevanten Dokumente und E-Mails in der rza®software und finden diese schnell wieder. Neben einfacher Dokumentenverwaltung bietet maxx by rza® auch tolle Features für eine verbesserte Organisation und effektivere Zusammenarbeit. maxx by rza® ist die Lösung, die individuelle Strukturen abbildet, organisiert und verknüpft. Mit der Organisationslösung bieten wir die perfekte Lösung für eine einfache Dokumentenverwaltung, mit direkter Integration in worxx by rza® und/oder fakt by rza®.
Highlights auf einen Blick
Gestalten Sie Ihren Büroalltag
Behalten Sie die volle Kontrolle über die tägliche Dokumenten- und E-Mail-Flut und heben Sie Ihre Zusammenarbeit auf ein neues Level. Mittels Drag & Drop sind alle Ihre Dokumente in Rekordzeit in einem einheitlichen System.
360° vernetzt: Ihr digitales Cockpit für alle Dokumente
Egal welches Format – im digitalen Belegordner werden alle Dokumententypen zentral angezeigt und sicher verwaltet. Durch die intelligente 360-Grad-Verknüpfung sind E-Mails und Belege direkt mit Kunden, Projekten oder Buchungen verbunden. So finden Sie alle Informationen genau dort, wo Sie sie brauchen – einfach digital.
Intelligente Automatisierung statt Tippen
Unsere KI-basierte Datenerkennung liest Informationen aus und vervollständigt Ihre Belege vollautomatisch im System. Statt Daten mühsam manuell zu erfassen, sorgt die intelligente Autovervollständigung für einen sofortigen Workflow. So verwandeln Sie zeitfressende Routineaufgaben per Knopfdruck in erledigte Prozesse – fehlerfrei und in Rekordzeit.
Zusammenarbeit wie sie sein soll
Auch bei der Arbeit im Team sind Sie jederzeit über den Status informiert. Durch Wiedervorlagen wird nichts mehr übersehen und der Bearbeitungsstatus gibt Auskunft über den aktuellen Stand.
Vordefinierte, erweiterbare Rollen für den Zugriff
Sie können Dokumente nur für bestimmte Anwendergruppen (Rollen) freigeben. Erweitern Sie diese Rollen individuell, so wie es für Ihr Unternehmen passt – damit jeder Zugriff auf die richtigen Dokumente innerhalb des jeweiligen Aufgabenbereiches hat.
Einfach logisch: Schluss mit dem Such-Modus
Ein einfacher Aufbau ist kein Zufall, sondern unser Ziel für Ihren effizienten Büroalltag. Wir setzen auf eine logische Benutzerführung, die komplexe Prozesse spürbar vereinfacht. So behalten Sie jederzeit den Überblick und können sich voll und ganz auf Ihre Aufgaben konzentrieren, statt sich in der Software zu verlieren.
Warum sollten Sie Ihre Dokumente digitalisieren?
Sicherheit: Digitale Dokumente sind sicherer als Papierdokumente, da sie nicht verloren gehen oder gestohlen werden können. Außerdem können Sie Zugriffsrechte auf bestimmte Dokumente beschränken, um die Sicherheit weiter zu erhöhen.
Kosteneinsparung: Durch digitale Dokumente können Sie langfristig Kosten senken. Sie sparen zum Beispiel Geld für Papier, Druckertinte/Druckertoner und Archivierung.
Effizienzsteigerung: Mit maxx by rza® können Dokumente dank einfacher Suche und Verknüpfungen mit Kunden, Lieferanten, Buchungen, Belegen, Produkten und Projekten schnell und einfach gefunden bzw. abgerufen werden. Das spart Zeit und erhöht die Produktivität.
Warum ein papierloses Büro mit RZA?
Einfache Organisation
Organisieren Sie Ihr Unternehmen, indem Sie Prozesse digitalisieren. Die bestmögliche Lösung, um Dateien, Dokumente und E-Mails abzulegen und zu verknüpfen.
Einfache Datenablage
Schluss mit langem Suchen in analogen Archivordnern, Serverlaufwerken oder auf Festplatten. Schnell finden ist mit maxx by rza® die neue Devise.
Einfache Zusammenarbeit
Verlieren Sie nie wieder den Überblick Ihrer Kundenprojekte oder vergessen den Nachkontakt, selbst wenn mehrere Mitarbeiter daran arbeiten.
Vorteile der Dokumentenverwaltung in der Fakturierungssoftware fakt by rza®
Papierloses Büro
Hinterlegen Sie alle wichtigen Dokumente und E-Mails in der Software. Überfüllte Postfächer und endlose Suche in Ordnern wird dadurch vermieden.
Einfache Datei- und Dokumentenablage
Egal ob PDF, Excel- oder Word Dateien, Bilder etc. – speichern Sie diese zentral und gewähren Sie Ihrem Team schnellen Zugriff.
Verknüpfungspunkte setzen
Verknüpfen Sie Ihre Dokumente mit Kunden, Lieferanten, Formularen (Angebote, Rechnungen, Lagerzugänge etc.), Artikeln und Projekten.
Verwaltung und Erfassung von Gesprächsnotizen
Erfassen Sie Notizen zu Kunden- und Lieferantengesprächen
und speichern Sie diese beim entsprechenden Kontakt. Garantiert verbessern Sie damit Ihr Kundenservice.
Schnelles Finden
Anhand der Verknüpfungspunkte, einer Volltextsuche und diversen anderen Suchmöglichkeiten finden Sie Ihre Dokumente rasch wieder.
Wiedervorlage setzen
Durch Wiedervorlagen von Dokumenten können Sie nichts mehr übersehen. Zum Beispiel durch raschen und einfachen Nachkontakt für bereits versendete Angebote zu einem gewünschten Stichtag.
Einfache Zusammenarbeit im Team
Weisen Sie Dokumente beliebigen Personen je nach Zuständigkeit zu und verlieren Sie nicht den Überblick.
Rasche Aufgabenverteilung
Verteilen Sie Aufgaben via „Schnellnotiz“ an Ihre Kollegen. Zusätzlich erhalten Sie einen Überblick über den aktuellen Status.
Berechtigungen vergeben
Nicht alle Dokumente sollen für jede Person frei zugänglich sein. Vergeben Sie daher individuelle Berechtigungen.
Vorteile der Dokumentenverwaltung in der Buchhaltungssoftware worxx by rza®
Papierlose Buchhaltung
Verknüpfen Sie Ihre Eingangsrechnungen/Kassenbelege etc. direkt mit der Buchung. Erhalten Sie Vorschläge für Belegnummer, Rechnungsbetrag bzw. Lieferanten und sparen Sie sich wertvolle Zeit.
Einfache Datei- und Dokumentenablage
Egal ob PDF, Excel- oder Word Dateien, Bilder etc. – speichern Sie diese zentral und gewähren Sie Ihrem Team schnellen Zugriff.
Verknüpfungspunkte setzen
Verknüpfen Sie Ihre Dokumente mit Kunden, Lieferanten und Buchungen.
Digitale
Rechnungsfreigabe
Die Rechnung muss noch kontrolliert werden, bevor diese verbucht und überwiesen wird? – Teilen Sie die Rechnung mit der zuständigen Person und erhalten Sie die Freigabe zur Verbuchung/Überweisung.
Behördliche
Nachrichten
Mittels FinanzOnline-Webservice können die Nachrichten aus der FinanzOnline-DataBox vollautomatisch abgerufen und in maxx by rza® als Dokumente abgelegt werden.
Automatisches Auslesen von ER-Rechnungsdaten
Durch KI-basiertes Auslesen der Rechnungsdaten wird in Verbindung mit der ER-Autovervollständigung jede ER vollautomatisch verbucht.
Automatische
Dokumentenzuordnung
Die Software analysiert eingescannte oder hochgeladene Belege und ordnet sie automatisch den passenden Bankbewegungen zu.
Dokumentenzuordnung
Schnelles Finden
Anhand der Verknüpfungspunkte, einer Volltextsuche und diversen anderen Suchmöglichkeiten finden Sie Ihre Dokumente rasch wieder.
Berechtigungen
vergeben
Nicht alle Dokumente sollen für jede Person frei zugänglich sein. Vergeben Sie daher individuelle Berechtigungen.
Fragen und Antworten
In unseren FAQs haben wir die häufigsten Fragen für Sie zusammengestellt. Falls Ihre Frage nicht dabei ist, kontaktieren Sie uns gerne persönlich unter 02852/22 400-21 oder per E-Mail an info@rza.at!
Die Organisationslösung für digitale Dokumentenverwaltung ist für jede Unternehmensgröße sinnvoll. Das Programm ist sowohl geeignet für die Zusammenarbeit im Team als auch für die Organisation als Einzelunternehmer.
Unsere klare Empfehlung: Jeder Anwender unserer Softwareprodukte profitiert von der einfachen Möglichkeit, Dateien digital abzulegen und schnell wiederzufinden.
Sie erhalten von uns nicht nur eine Schulung zur Software, sondern viel mehr. Wir analysieren gemeinsam mit Ihnen Ihre Unternehmensprozesse in Richtung Digitalisierung, um die Software so effektiv wie möglich in Ihrem Unternehmen einzusetzen.
Die Dokumentenverwaltung beinhaltet zahlreiche Funktionen, die auch ein einfaches Dokumentenmangementsystem (DMS) bietet. Welche das sind und welche Vorteile unsere Lösung bringt, erfahren Sie gerne in einer kostenlosen persönlichen Beratung.
Ist bereits worxx by rza® und/oder fakt by rza® im Einsatz, ist die Einführung in weniger als einem Tag erledigt. Unser Expertenteam begleitet den gesamten Prozess. Genauere Informationen zu den Abläufen finden Sie hier.
Das sagen unsere Kunden zur Dokumentenverwaltung
Alle Referenzen
“maxx by rza® erleichtert uns den Arbeitsalltag enorm. Dokumente, die einmal gespeichert wurden, bleiben immer bei Kunden hinterlegt, man erspart sich das lästige Suchen in diversen Programmen oder Seiten. Auch die „Schnellnotizen“ sind eine hervorragende Lösung, es können so keine mündlichen Erinnerungen mehr vergessen werden. Nachrichten können damit priorisiert einem Kollegen zugewiesen werden und bleiben bis zur Erledigung immer präsent.”
“Bereits seit 2020 haben wir maxx by rza® bei uns im Haus im Einsatz. Unser ganzes System wurde dadurch in Kombination mit fakt by rza® und worxx by rza® zentralisiert und dadurch können wir Eingangsrechnungen, Aufträge, Kundenanfragen und andere Prozesse im Team nun viel transparenter und effektiver abwickeln.”
„Wir bilden den kompletten Eingangsrechnungsfreigabeprozess mit der rza®fakt und worxx by rza® ab. Zu Beginn waren wir etwas skeptisch, aber bereits nach wenigen Wochen, können wir es uns ohne maxx by rza® nicht mehr vorstellen.“
Fragen zur Dokumentenverwaltung, den Funktionen oder Preisen?
Wir unterstützen Sie bei jedem Schritt auf dem Weg. Kontaktieren Sie uns noch heute und erfahren mehr über die rza® Softwareprodukte und die besten Lösungen für Ihr papierloses Büro.