E-Mails archivieren: Mit Drag & Drop einfach und schnell

Im Büroalltag gehören E-Mails längst zu den wichtigsten Geschäftsdokumenten. Angebote, Bestellungen, Rechnungen, Rückfragen oder Absprachen – viele relevante Informationen entstehen direkt im E-Mail-Postfach. Dabei gilt in Österreich: Steuer- und unternehmensrechtlich relevante E-Mails müssen gemäß § 132 BAO sowie § 212 UGB  sieben Jahre lang aufbewahrt werden. Doch wie lässt sich diese Aufbewahrungspflicht übersichtlich und ohne großen Aufwand im Arbeitsalltag umsetzen?

Mit der Dokumentenverwaltung maxx by rza® wird die E-Mail-Archivierung besonders einfach: E-Mails können direkt aus Outlook per Drag & Drop übernommen und gemeinsam mit anderen Dokumenten zentral abgelegt werden. 

Eine gute Dokumentenverwaltung sollte vor allem eines sein: einfach und praxistauglich. Statt E-Mails zunächst aufwendig zu speichern, umzubenennen und in verschiedenen Ordnern abzulegen, genügt ein einziger Handgriff.

• E-Mail auswählen: Die gewünschte Nachricht in Outlook markieren.
• Per Drag & Drop ablegen: Direkt in maxx by rza® ziehen.
• Sicher aufbewahren: Die E-Mail ist zentral abgelegt und später sofort wiederauffindbar.

Das ist besonders praktisch für E-Mails, die im Zusammenhang mit einem bestimmten Geschäftsvorgang stehen – etwa bei Anfragen, Angeboten, Rechnungen oder Projekten.

So erfüllen Sie die gesetzliche 7-jährige Aufbewahrungspflicht ganz beiläufig im täglichen Workflow. Mit maxx by rza® werden E-Mails und Dokumente zentral verwaltet, den jeweiligen Vorgängen zugeordnet und sämtliche Anpassungen oder Löschungen nachvollziehbar dokumentiert.

Eine E-Mail steht selten für sich allein. Häufig gehören Antwortmails, Anhänge, Rechnungen, Angebote oder weitere Dokumente zum gleichen Vorgang. Genau hier spielt eine integrierte Dokumentenverwaltung ihre Stärke aus: In maxx by rza® können Dokumente und E-Mails direkt mit verschiedenen Geschäftsdaten verknüpft werden – beispielsweise mit Kontakten, Belegen, Buchungen, Produkten oder Projekten.

Damit entsteht ein zentraler Überblick: Statt Informationen an unterschiedlichen Stellen zu suchen, lassen sich alle relevanten Unterlagen direkt beim jeweiligen Geschäftsvorgang wiederfinden.

Eine digitale Dokumentenverwaltung ist keineswegs nur für die Buchhaltung relevant. Auch im Bereich der Fakturierung entstehen täglich zahlreiche Unterlagen. Angebote, Bestellungen, Kundenanfragen oder Rückfragen zu Rechnungen gehören zum normalen Geschäftsalltag.

In Verbindung mit fakt by rza® werden diese Informationen ebenfalls zentral verwaltet und mit den passenden Geschäftsvorgängen verknüpft. So wird die Dokumentenablage zu einer wertvollen Ergänzung der Fakturierungssoftware.

Der besondere Vorteil liegt nicht in einem komplizierten System, sondern in einem möglichst einfachen Arbeitsablauf:

Ob E-Mail, Rechnung, Angebot oder Beleg: Geschäftsdokumente gehören genau dorthin, wo sie gebraucht werden – und wo das Gesetz es vorschreibt. Mit der Dokumentenverwaltung maxx by rza® verbinden Sie die ordnungsgemäße Dokumentenaufbewahrung direkt mit Ihren Prozessen in Buchhaltung und Fakturierung – schnell, zentral und mit einem einfachen Griff zur Maus.

Möchten Sie Ihre E-Mail-Archivierung und Dokumentenablage im Büro vereinfachen? Für eine persönliche Beratung oder offene Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung – kontaktieren Sie uns einfach telefonisch unter 02852/22400-21, per E-Mail an info@rza.at oder über unser Kontaktformular.

Weiterführende Informationen zum Thema Aufbewahrungspflicht, finden Sie auch unter:
Bundesabgabenordnung § 132 bzw. im Unternehmensgesetzbuch