Registrierkassenpflicht
Mit der rza®Kassenlösung machen Sie Ihren Arbeitsplatz (Windows-PC/-Notebook/-Tablet) zu einer leistungsfähigen Kassenlösung, die selbstverständlich auch der Registrierkassenpflicht entspricht.
Informieren Sie sich, was alles zu tun ist um die seit 1.4.2017 erforderliche Sicherheitseinrichtung in Betrieb zu nehmen.
Achtung: Der Gesetzgeber sieht harte Strafen vor, sollte die RKSV (Registrierkassensicherheitsverordnung) in der Registrierkasse nicht ordnungsgemäß implementiert sein.
(Beachten Sie bitte die Systemvoraussetzungen)
Neu-Inbetriebnahme RKSV (bei gleichbleibender UID-NummerBestellung RKSV
Allgemeine Informationen zur Registrierkassenpflicht
Die Sicherheitseinrichtung stellt ein Zusammenspiel zwischen fakt by rza® / kassa by rza® und eines externen Zertifikates dar.
Dieses Zertifikat ist auf einer Signaturkarte (ähnlich wie e-card) bzw. auch über ein Webservice verfügbar.
Das Zertifikat ist für Ihre Firma ausgestellt. Hierfür benötigen wir von Ihnen eine dieser 3 Nummern:
– UID Nummer oder
– GLN Nummer oder
– Finanzamts- und Steuernummer
Wird nun ein Barverkauf bzw. eine Kundenzahlung durchgeführt, wird der Beleg sozusagen „unterschrieben” – also mit einer individuellen Signatur versehen. Die Belegdaten werden über die Karte bzw. über das Webservice geschickt und dadurch erhält man eine Signatur. Mit dieser Signatur werden die Barumsätze der Registrierkasse in chronologischer Reihenfolge miteinander verkettet und im Datenerfassungsprotokoll gespeichert. Außerdem werden die Signatur und weitere Belegdaten (zB. Datum/Uhrzeit, Kassa-ID etc.) in Form eines QR-Codes am Beleg angedruckt. Dieser Vorgang stellt sicher, dass kein Barverkauf gelöscht werden kann.
Die RZA GmbH als Registrierkassenhersteller ist für die Beschreibung und Ausgabe der Signaturkarte bzw. des Webservice verantwortlich. Hier kann die gewünschte Sicherheitseinrichtung bestellt werden.
Die Signaturkarte steckt direkt auf Ihrem Kassensystem und hat den Vorteil, dass Sie nicht vom Internet abhängig sind. Sollten Sie Breitband-Internet an der Kasse haben und auch nicht mit zB. 3 hoch frequentierten Kassen gleichzeitig kassieren, so wäre das auch über das Webservice möglich. Vorteil des Webservices ist natürlich, dass Sie keine weitere Hardware an der Kasse/PC angeschlossen haben.
Sie müssen Ihre Kassen und Ihre Signaturkarte(n) bei FinanzOnline anmelden. Außerdem müssen Sie einen Startbeleg erstellen und diesen bei FinanzOnline hochladen. Jedes Jahr ist (bis 15. Februar) ein Jahresbeleg zu erstellen und bei FinanzOnline hochzuladen.
Die Überprüfung des Startbelegs bzw. Jahresbelegs ist über ein Smartphone (BMF BelegCheck APP) durchzuführen. (Smartphone: IPhone und Android, kein Windows-Phone). Alternativ kann der Startbeleg bzw. Jahresbeleg auch durch Ihre Steuerberatung überprüft werden.
Sie erhalten bei der Inbetriebnahme in fakt by rza® / kassa by rza® zwei XML Dateien. Diese können Sie bequem im FinanzOnline hochladen. Sobald diese Dateien hochgeladen wurden, erhalten Sie nach Überprüfung eine Rückmeldung bezüglich Richtigkeit der Dateien. Hat alles ordnungsgemäß funktioniert, können Sie mit den weiteren Schritten fortfahren. Gerne steht Ihnen der RZA Kundensupport gerne zur Hilfe bereit.
• Lokales Kassensystem
Pro Kasse wird eine Signaturkarte benötigt. Bitte beachten Sie, dass jede Kasse und jede Signaturkarte bei FinanzOnline gemeldet werden muss.
• Webservice
Verfügen Sie über Breitband-Internet an Ihrer Kasse, können Sie die Signatur aller Kassen bequem über das Webservice beziehen.
Vorteil: keine zusätzliche Hardware an der Kasse
• Netzwerklösung
Ist Ihre Kassenlösung über eine Netzwerklösung verbunden, ist eine Signaturkarte ausreichend. Auch in diesem Fall muss jede Kasse und eine Signaturkarte bei FinanzOnline gemeldet werden.
Nein. Das ist ein Irrglaube, welcher in Österreich herrscht. Internet an der Kasse hat seine Vorteile, wenn Sie von uns Hilfe benötigen (Fernwartung). Arbeiten Sie über Webservice, ist eine ständige Internet-Verbindung notwendig. Dennoch gibt es keine Kommunikation mit dem Finanzamt, sondern nur mit dem Kartenhersteller. Lediglich Start- und Jahresbeleg werden an das Finanzamt gesendet.
Nachdem die Sicherheitseinrichtung in fakt by rza® / kassa by rza® in Betrieb genommen wurde und die Anmeldung der Sicherheitseinrichtung und Registrierkasse bei FinanzOnline erfolgte, beginnt der laufende Betrieb. Im Zusammenhang mit der Sicherheitseinrichtung gibt es noch weitere Belege: Monatsbeleg, Sammelbeleg, Jahresbeleg, Trainingsbeleg, Nullbeleg und Schlussbeleg.
Alle diese aufgezählten Belege wie auch Barverkäufe, Kundenzahlungen, Einlagen, Entnahmen, Ausgaben, Ausgabe Wertgutscheine, Tagesabschluss werden in das Datenerfassungsprotokoll (Kassa/Datenerfassungsprotokoll) eingetragen. Jeder dieser Einträge im Datenerfassungsprotokoll erhält eine eigene Belegnummer, was durch die fortlaufende Belegnummerierung in fakt by rza® / kassa by rza® gewährleistet ist. Hinweis: Aus diesem Grund kann eine Belegnummer aus der Fakturierung einer Belegnummer in der Buchhaltung nicht entsprechen.
Im Zuge des laufenden Betriebs werden Sie in der Software mit Hinweismeldungen unterstützt.
Folgende Punkte sind im Zusammenhang mit der Sicherheitseinrichtung noch hervorzuheben:
- Ein Jahresbeleg muss bis spätestens 15. Februar erstellt und überprüft werden. (vgl. Vorgang bei der Überprüfung des Startbelegs)
- Fällt eine Sicherheitseinrichtung aus, werden sämtliche Belege während des Ausfalls der Sicherheitseinrichtung mit dem Hinweis „Sicherheitseinrichtung ausgefallen” versehen und als solches in das Datenerfassungsprotokoll aufgenommen. Hinweis: Bei einem Ausfall der Sicherheitseinrichtung über 48 Stunden muss dieser auch bei FinanzOnline binnen einer Woche gemeldet werden. Sobald die Sicherheitseinrichtung wieder ordnungsgemäß funktioniert, ist ein Sammelbeleg zu erstellen.
- Sie werden außerdem quartalsweise auf eine externe Sicherung des Datenerfassungsprotokolls in JSON-Format hingewiesen. Dieser Export hebt jedoch nicht die regelmäßige Datensicherung aus der Kassensoftware auf. Den Gesamtexport des Datenerfassungsprotokolls in JSON-Format müssen Sie auch in Zukunft bei einer Kassaprüfung vorlegen.
Wichtige Informationen zur RKSV und zum Manipulationsschutz
Man spricht von einem Barumsatz, wenn die Zahlung bar erfolgt (Gasthaus, Spielwaren…), per Bankomatkarte, Kreditkarte, Gutscheine, Geschenkmünzen etc.
Ausgenommen: Zielgeschäfte, bei denen unmittelbar nach Lieferung oder sonstiger Leistung die Zahlung nicht erfolgt bzw. unmittelbar danach der Zahlungsvorgang nicht eingeleitet wird, sondern der Unternehmer dem Kunden eine Zahlungsfrist gewährt, fallen NICHT unter die Barumsätze zB. Zahlung mit Erlagschein, E-Banking, Einziehungsaufträge.
Eine Registrierkasse dient als elektronisches Aufzeichnungssystem von Bargeldumsätzen und zur Erstellung von Belegen. Bereits eine Software kann der Registrierkassenpflicht entsprechen, d.h. ein Windows PC/-Notebook/-Tablet/-Touch PC kann eine gesetzeskonforme Registrierkasse sein.
Darunter fallen Umsätze von Haus zu Haus, auf öffentlichen Wegen, Straßen, Plätzen oder anderen öffentlichen Orten (zB. Christbaumhandel, Obst- und Gemüseverkauf im Freien, MarktfahrerInnen, MaronibraterInnen oder BetreiberInnen von Schirmbars etc.), sofern sie nicht in Verbindung mit fest umschlossenen Räumlichkeiten ausgeführt werden und die Jahresumsatzgrenze von netto 45.000 Euro nicht überschritten wird. (Stand 1.1.2026)
Achtung: Die Umsatzgrenze von 45.000 Euro gilt nur für die Umsätze im Freien. Sie ist nicht gesamtbetrieblich zu sehen.
Die begünstigten Umsätze müssen bei Vorliegen der oben beschriebenen Voraussetzungen, nicht einzeln aufgezeichnet werden. Die Tageslosung darf mittels Kassasturz ermittelt werden. Weiters gilt für diese Umsätze keine Belegerteilungs- und Registrierkassenpflicht.
Bei mobilen Hausbesuchen (Friseure, Masseure, Tierärzte etc.) gilt, dass vor Ort keine Registrierkasse benötigt wird, allerdings nach Rückkehr ins Unternehmen der Umsatz in der dortigen Kasse eingegeben werden muss.
In diesem Fall muss ein Beleg händisch (im Sinn des §132a Abs. 3 BAO) ausgestellt und eine Durchschrift erstellt werden. Der Originalbeleg wird an den Kunden ausgehändigt. Die Belegdurchschrift muss auf den ausgedruckten Kassenbeleg angeheftet werden.
Die verpflichtende Nutzung einer Registrierkasse zum Zweck der Losungsermittlung besteht mit Beginn des viertfolgenden Monats nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums für die Umsatzsteuer, in dem die Umsatzgrenzen erstmals überschritten wurden.
Beispiel: Umsätze Jänner bis Juni: 16.500 Euro, davon mehr als 7.500 Euro Barumsätze. Erstmalige Überschreitung der Umsatzgrenze im Juni. Registrierkassenpflicht ab 1. Juli.
• Betriebe mit einem Jahresumsatz von € 45.000,- netto pro Kalenderjahr, der von Haus zu Haus oder auf öffentlichen Wegen, Straßen, Plätzen oder anderen öffentlichen Orten entsteht, jedoch nicht in Verbindung mit fest umschlossenen Räumlichkeiten ausgeführt wird („Kalte Hände Regelung“), zB. Marktfahrer, Christbaumverkäufer
• Für wirtschaftliche Geschäftsbetriebe von abgabenrechtlich begünstigten Körperschaften, im Sinn des § 45 BAO Abs. 1 und 2, zB. kleine Vereinsfeste
• Für bestimmte Warenausgabe- und Dienstleistungsautomaten, die unter Einzelhöchstumsatzgrenze von € 20,- fallen, zB. Cola Automat, Tischfußball, Jukebox, Flipper
• Für Betriebe, bei denen keine Gegenleistung durch Bezahlung mit Bargeld erfolgt, die unbeschadet einer Belegerteilungspflicht nach § 132a BAO entsprechen, zB. Onlineshops
• Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung unterliegen nicht der Registrierkassenpflicht (bspw. Privatzimmervermietung), die Abgrenzung zur gewerblichen Einkünften ist in diesem Zusammenhang zu beachten.
Hinweis: Die Einzelaufzeichnungs- und Belegerteilungspflicht bleibt davon unberührt.
• Umsätze in Alm-, Berg-, Ski-, und Schutzhütten bis zu € 45.000,- netto pro Kalenderjahr
• Kantinenumsätze eines gemeinnützigen Vereins bis zu € 45.000,- netto pro Kalenderjahr, wenn diese Kantine nicht mehr als 52 Tage im Kalenderjahr betrieben wird
• Buschenschankumsätze, soweit sie innerhalb von 14 Öffnungstagen im Kalenderjahr erzielt werden und dabei € 45.000,- netto nicht überschreiten.
Stand 1.1.2026
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