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kassen
pflicht

Die Registrierkassenpflicht ist in aller Munde. Was dies nun genau heißt, bzw. was es zu beachten gibt, erfahren Sie hier.

Jetzt informieren und Registrierkasse mit einer technischen Sicherheitseinrichtung ausstatten.

Informieren Sie sich jetzt, was alles zu tun ist um die ab 1.4.2017 erforderliche Sicherheitseinrichtung in Betrieb zu nehmen.
Achtung: Der Gesetzgeber sieht nach dem 31.3.2017 harte Strafen von 5.000 Euro vor, sollte die RKSV (Registrierkassensicherheitsverordnung) in der Registrierkasse nicht ordnungsgemäß implementiert sein.

Bestellen Sie jetzt!

Allgemeine Informationen zur Registrierkassenpflicht

Was ist ein Barumsatz?

Zahlung erfolgt bar (Gasthaus, Spielwaren…)

Bankomatkarte, Kreditkarte, Gutscheine, Geschenkmünzen etc.

Ausgenommen: Zielgeschäfte, bei denen unmittelbar nach Lieferung oder sonstiger Leistung die Zahlung nicht erfolgt bzw. unmittelbar danach der Zahlungsvorgang nicht eingeleitet wird, sondern der Unternehmer dem Kunden eine Zahlungsfrist gewährt, fallen NICHT unter die Barumsätze zB. Zahlung mit Erlagschein, E-Banking, Einziehungsaufträge.

Was ist eine Registrierkasse? Was kann eine sein?

Eine Registrierkasse dient als elektronisches Aufzeichnungssystem von Bargeldumsätzen und zur Erstellung von Belegen. Bereits eine Software kann der Registrierkassenpflicht entsprechen, d.h. ein Windows PC/-Notebook/-Tablet/-Touch PC kann eine gesetzeskonforme Registrierkasse sein.

Welche Voraussetzungen muss die Registrierkasse zwischen 1.1.2016 und 1.4.2017 erfüllen?

Ab 1.1.2016 muss der Unternehmer eine Registrierkasse führen, die den Vorgaben der Kassenrichtlinie entsprechen. Die Bareinnahmen müssen mit dieser erfasst und Belege ausgestellt werden, die den Anforderungen des § 132a BAO entsprechen.
Ab 1.4.2017 muss die Registrierkasse mit einer technischen Sicherheitseinrichtung gegen Manipulation (zB. lokale Signaturkarte oder Webservice von A-Trust) versehen sein.

Wer benötigt eigentlich eine Registrierkasse?

Wer benötigt eine Registierkasse?

Was bedeutet „Kalte Hände Regelung“?

Entstehen Umsätze von Haus zu Haus, auf öffentlichen Wegen, Straßen, Plätzen oder anderen öffentlichen Orten, nicht in Verbindung mit fest umschlossenen Räumlichkeiten (zB. Christbaumhändler, Obst- und Gemüseverkäufer im Freien, Marktfahrer, MaronibraterInnen oder BetreiberInnen von Schirmbars etc.), spricht man von der „Kalte Hände Regelung“.

Was fällt unter „mobile Hausbesuche“?

Bei mobilen Hausbesuchen (Friseure, Masseure, Tierärzte etc.) gilt, dass vor Ort keine Registrierkasse benötigt wird, allerdings nach Rückkehr ins Unternehmen der Umsatz in der dortigen Kasse eingegeben werden muss.
In diesem Fall muss ein Beleg händisch (im Sinn des §132a Abs. 3 BAO) ausgestellt und eine Durchschrift erstellt werden. Der Originalbeleg wird an den Kunden ausgehändigt. Die Belegdurchschrift muss auf den ausgedruckten Kassenbeleg angeheftet werden.

Zeitraum der Überschreitung der Umsatzgrenzen

Die verpflichtende Nutzung einer Registrierkasse zum Zweck der Losungsermittlung besteht mit Beginn des viertfolgenden Monats nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums für die Umsatzsteuer, in dem die Umsatzgrenzen erstmals überschritten wurden.

Ausnahmen

Betriebe mit einem Jahresumsatz von € 30.000,- netto pro Kalenderjahr, der von Haus zu Haus oder auf öffentlichen Wegen, Straßen, Plätzen oder anderen öffentlichen Orten entsteht, jedoch nicht in Verbindung mit fest umschlossenen Räumlichkeiten ausgeführt wird („Kalte Hände Regelung“), zB. Marktfahrer, Christbaumverkäufer

• Für wirtschaftliche Geschäftsbetriebe von abgabenrechtlich begünstigten Körperschaften, im Sinn des § 45 BAO Abs. 1 und 2, zB. kleine Vereinsfeste

• Für bestimmte Warenausgabe- und Dienstleistungsautomaten, die unter Einzelhöchstumsatzgrenze von € 20,- fallen, zB. Cola Automat, Tischfußball, Jukebox, Flipper

• Für Betriebe, bei denen keine Gegenleistung durch Bezahlung mit Bargeld erfolgt, die unbeschadet einer Belegerteilungspflicht nach § 132a BAO entsprechen, zB. Onlineshops

• Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung unterliegen nicht der Registrierkassenpflicht (bspw. Privatzimmervermietung), die Abgrenzung zur gewerblichen Einkünften ist in diesem Zusammenhang zu beachten.
Hinweis: Die Einzelaufzeichnungs- und Belegerteilungspflicht bleibt davon unberührt.

• Umsätze in Alm-, Berg-, Ski-, und Schutzhütten bis zu € 30.000,- netto pro Kalenderjahr

• Kantinenumsätze eines gemeinnützigen Vereins bis zu € 30.000,- netto pro Kalenderjahr, wenn diese Kantine nicht mehr als 52 Tage im Kalenderjahr betrieben wird

• Buschenschankumsätze, soweit sie innerhalb von 14 Öffnungstagen im Kalenderjahr erzielt werden und dabei € 30.000,- netto nicht überschreiten.

Wichtige Informationen zur RKSV und zum Manipulationsschutz

Was heißt eigentlich RKSV und wie funktioniert die Inbetriebnahme?

RKSV ist die Abkürzung für Registrierkassensicherheitsverordnung.

Was genau ist eine Sicherheitseinrichtung und wozu wird diese benötigt?

Die Sicherheitseinrichtung stellt ein Zusammenspiel zwischen der rza®fakt/basic Kasse und eines externen Zertifikates dar.

Dieses Zertifikat ist auf einer Signaturkarte (ähnlich wie e-card) bzw. auch über ein Webservice verfügbar.

Das Zertifikat ist für Ihre Firma ausgestellt. Hierfür benötigen wir von Ihnen eine von diesen 3 Nummern:

– UID Nummer oder

– GLN Nummer oder

– Finanzamts- und Steuernummer

Wird nun ein Barverkauf bzw. eine Kundenzahlung durchgeführt, wird der Beleg sozusagen „unterschrieben“ – also mit einer individuellen Signatur versehen. Die Belegdaten werden über die Karte bzw. über das Webservice geschickt und dadurch erhält man eine Signatur. Mit dieser Signatur werden die Barumsätze der Registrierkasse in chronologischer Reihenfolge miteinander verkettet und im Datenerfassungsprotokoll gespeichert. Außerdem werden die Signatur und weitere Belegdaten (zB. Datum/Uhrzeit, Kassa-ID etc.) in Form eines QR-Codes am Beleg angedruckt. Dieser Vorgang stellt sicher, dass kein Barverkauf gelöscht werden kann.

Wo erhalte ich diese Signaturkarte?

Die RZA GmbH als Registrierkassenhersteller ist für die Beschreibung und Ausgabe der Signaturkarte verantwortlich.

Kann ich das nur über eine Signaturkarte machen?

Nein. Sollten Sie Breitband-Internet an der Kasse haben und auch nicht mit zB. 3 hoch frequentierten Kassen gleichzeitig kassieren, so wäre das auch über das Webservice möglich. Vorteil des Webservices ist natürlich, dass Sie keine weitere Hardware an der Kasse/PC angeschlossen haben.

Warum benötige ich einen FinanzOnline Zugang?

Sie müssen Ihre Kassen und Ihre Signaturkarte(n) bei FinanzOnline anmelden. Außerdem müssen Sie einen Startbeleg erstellen und diesen bei FinanzOnline hochladen. Jedes Jahr ist (bis 15. Februar) ein Jahresbeleg zu erstellen und bei FinanzOnline hochzuladen.

Die Überprüfung des Startbelegs bzw. Jahresbelegs ist über ein Smartphone (BMF BelegCheck APP) durchzuführen. (ACHTUNG: Bis Ende des Jahres funktioniert dies nur über ein Smartphone, noch nicht über FinanzOnline) (Smartphone: I-Phone und Android, kein Windows-Phone).

Wie funktioniert das Anmelden bei FinanzOnline?

Sie erhalten bei der Inbetriebnahme in der rza®fakt/basic Kasse zwei XML Dateien. Diese können Sie bequem im FinanzOnline hochladen. Sobald diese Dateien hochgeladen wurden, erhalten Sie nach Überprüfung eine Rückmeldung bezüglich Richtigkeit der Dateien. Hat alles ordnungsgemäß funktioniert, können Sie mit den weiteren Schritten fortfahren.

Ab wann bzw. wie kann ich die Sicherheitseinrichtung in der rza®fakt/basic Kasse in Betrieb nehmen?

Die RKSV kann bereits ab der Version 2016.7.2. in Betrieb genommen werden. Möchten Sie bereits jetzt starten, setzen Sie sich mit uns in Verbindung.

Was ist, wenn ich mehrere Kassen habe?

Lokales Kassensystem

Pro Kasse wird eine Signaturkarte benötigt. Bitte beachten Sie, dass jede Kasse und jede Signaturkarte bei FinanzOnline gemeldet werden muss.

Webservice

Verfügen Sie über Breitband-Internet an Ihrer Kasse, können Sie die Signatur aller Kassen bequem über das Webservice beziehen.
Vorteil: keine zusätzliche Hardware an der Kasse

Netzwerklösung

Ist Ihre Kassenlösung über eine Netzwerklösung verbunden, ist eine Signaturkarte ausreichend. Auch in diesem Fall muss jede Kasse und eine Signaturkarte bei FinanzOnline gemeldet werden.

Nachteil: aufwendige Installation

Benötige ich ständige Internet-Verbindung an der Kasse bzw. bin ich mit dem Finanzamt verbunden?

Nein. Das ist ein Irrglaube, welcher in Österreich herrscht. Internet an der Kasse hat seine Vorteile, wenn Sie von uns Hilfe benötigen (Fernwartung). Arbeiten Sie über Webservice, ist eine ständige Internet-Verbindung notwendig. Dennoch gibt es keine Kommunikation mit dem Finanzamt, sondern nur mit dem Kartenhersteller. Lediglich Start- und Jahresbeleg werden an das Finanzamt gesendet.

Für mich klingt das sehr kompliziert, wer kann mir helfen?

Wir werden Ihnen mit Videos und Schritt für Schritt-Anleitungen behilflich sein. Außerdem stehen Ihnen natürlich unser Support oder Ihr Fachhändler während der jeweiligen Öffnungszeiten zur Verfügung.

Nach der Inbetriebnahme der Sicherheitseinrichtung

Nachdem die Sicherheitseinrichtung in der rza®fakt/basic Kasse in Betrieb genommen wurde und die Anmeldung der Sicherheitseinrichtung und Registrierkasse bei FinanzOnline erfolgte, beginnt der laufende Betrieb. Im Zusammenhang mit der Sicherheitseinrichtung gibt es noch weitere Belege: Monatsbeleg, Sammelbeleg, Jahresbeleg, Trainingsbeleg, Nullbeleg und Schlussbeleg.

Alle diese aufgezählten Belege wie auch Barverkäufe, Kundenzahlungen, Einlagen, Entnahmen, Ausgaben, Ausgabe Wertgutscheine, Tagesabschluss werden in das Datenerfassungsprotokoll (Kassa/Datenerfassungsprotokoll) eingetragen. Jeder dieser Einträge im Datenerfassungsprotokoll erhält eine eigene Belegnummer, was eine fortlaufende Belegnummerierung aus der rza®fakt/basic Kasse gewährleistet.

Hinweis: Aus diesem Grund kann eine Belegnummer aus der Fakturierung einer Belegnummer in der Buchhaltung nicht entsprechen.

Im Zuge des laufenden Betriebs in der rza®fakt/basic Kasse werden Sie mit Hinweismeldungen unterstützt.

Folgende Punkte sind im Zusammenhang mit der Sicherheitseinrichtung noch hervorzuheben:

Ein Jahresbeleg muss bis spätestens 15. Februar erstellt und überprüft werden. (vgl. Vorgang bei der Überprüfung des Startbelegs).

Fällt eine Sicherheitseinrichtung aus, werden sämtliche Belege während des Ausfalls der Sicherheitseinrichtung mit dem Hinweis „Sicherheitseinrichtung ausgefallen“ versehen und als solches in das Datenerfassungsprotokoll aufgenommen.

Hinweis: Bei einem Ausfall der Sicherheitseinrichtung über 48 Stunden muss dieser auch bei FinanzOnline binnen einer Woche gemeldet werden. Sobald die Sicherheitseinrichtung wieder ordnungsgemäß funktioniert, ist ein Sammelbeleg zu erstellen.

Sie werden außerdem quartalsweise auf eine externe Sicherung des Datenerfassungsprotokolls in JSON-Format hingewiesen. Dieser Export hebt jedoch nicht die regelmäßige Datensicherung aus der rza®fakt/basic Kasse auf. Den Gesamtexport des Datenerfassungsprotokolls in JSON-Format müssen Sie auch in Zukunft bei einer Kassaprüfung vorlegen. (Kassa/Datenerfassungsprotokoll/Gesamtexport JSON).